[ソフト][アプリ] Gmail活用術
生産性が爆上げすること間違いなし、Gmailで使える8つのハック
2022.01.11 18:36
lifehacker
Brenna Miles
［原文］
ライフハッカー［日本版］2021年12月15日掲載の記事より転載
Gmailは多数のユーザーに選ばれているメールサービスです。それには当然の理由があります。安全で使いやすく、受信トレイの管理用にいくつもの標準ツールが用意されているからです。それでも残念ながら、受信トレイが悩みの種になってしまうことはあります。きちんと整理されていなかったり、メールでいっぱいになっていると、特にそうでしょう。そんな受信トレイの管理に手を焼いている人は、この機会になんとかしてみませんか？
この記事では、生産性の爆上げにつながるGmailハックを8つ、ご紹介します。
◆キーボードショートカットを使う
キーボードショートカットは、コンピューターを使う人にとって最強の味方です。特に、受信トレイの管理に関しては、その実力に匹敵するものはありません。Gmailには、移動や書式設定など、実にさまざまなキーボードショートカットが用意されています。そのなかでも、MakeUseOfがおすすめする、いますぐ使えるショートカットは以下のとおりです。
・Shift + I：メールを既読にする
・⌘または Ctrl + Enter：メールを送信する
・⌘または Ctrl + K：リンクを挿入する
・C：メールを作成する
・/：メールを検索する
・D：新しいタブでメールを作成する
・Ctrl + Shift + B：BCCの宛先を追加する
◆テンプレートを作成する
くる日もくる日も、同じメールばかりを送信している人は、オリジナルのメールテンプレートをつくっておきましょう。作業をスピードアップできます。
テンプレートを作成する手順は以下のとおりです。
1. ｢作成｣をクリックします。
2. テンプレートに使いたいテキストをメールフィールドに入力します。
3. 3点ドットのアイコン＞｢返信定型文｣の順にクリックします。
4. ｢下書きをテンプレートとして保存｣＞｢新しいテンプレートとして保存｣の順にクリックします。
これで完了です。あとは、｢返信定型文｣＞｢テンプレートの挿入｣の順にクリックして、定型文を使ってください。
◆スレッドをミュートする
もう参加していないメールスレッドがある場合は、そのスレッドを｢ミュート｣してしまいましょう。
ミュートすると、そのスレッドに以後追加されるメールは受信トレイに表示されなくなります。また、ミュートしても、これらのメールは｢すべてのメール｣の中に保存されます。スレッドをミュートするときは、ミュートしたいスレッド内で、3点ドットのアイコン＞ミュートの順にクリックするだけで、OKです。
◆不在通知を使う
旅行の場合でも、単にデスクから離れる時間が少し必要な場合でも、｢不在通知機能｣をぜひ活用しましょう。この機能がオンになっていれば、誰かがメールを送ってきても、あらかじめ設定しておいた不在通知がその人へ返信されます。これで、メールがさらに送られてくる心配はありません。不在通知機能をオンにする手順は以下のとおりです。
1. Gmailを開き、｢設定｣＞｢すべての設定を表示｣の順にクリックします。
2. ｢不在通知｣が表示されるまで、スクロールしていきます。
3. ｢不在通知 ON｣の横にあるラジオボタンを選びます。
4. 期間と件名、メッセージを入力します。最後に、｢変更を保存｣をクリックします。
◆ 受信トレイのレイアウトをカスタマイズする
受信トレイをうまく管理したければ、レイアウトをカスタマイズしましょう。たとえば、重要なメールが最初にくるように、あるいは未読のメールが上部に並ぶように、並べ替えることができます。Gmailには、メールを望みどおりに表示できる柔軟性があるのです。レイアウトを変更する手順は以下のとおりです。
1. 設定を開きます。
2. 受信トレイの種類が表示されるまでスクロールしていきます。
3. 使いたい受信トレイの種類を選びます。
受信トレイのレイアウトの種類は次のとおりです。
・重要なメールを先頭：受信トレイが｢重要｣と｢その他のメール｣の上下2つに分割されます。
・未読メールを先頭：受信トレイが｢未読｣と｢その他のメール｣の上下2つに分割されます。
・スター付きメールを先頭：受信トレイが｢スター付き｣と｢その他のメール｣の上下2つに分割されます。
・マルチ受信トレイ：受信トレイ内に複数のセクションが追加されます。検索オペレーターを使ったり、カスタムラベルを作成したりできるようになります。
・優先トレイ：受信トレイが複数のセクションに分割されます。｢スター付き｣や｢重要｣｢未読｣など、どのセクションを表示するか選べます。
◆フィルタを作成する
｢特定のメールを自動で削除したい｣｢スターを付けて重要なメールを保存したい｣という人は、フィルタを作成すれば、ほかにもさまざまなことができるようになります。こちらがその手順です。
1. Gmail検索バー内の右にある▼アイコンをクリックします。
2. ウィンドウ内の項目を記入します。条件を細かく指定してもかまいませんし、基本的なことだけでもかまいません。
3. 設定し終えたら、フィルタを作成をクリックします。
4. フィルタの動作を選択したら（たとえば、特定のワードを含んだメールにスターを付けることができます）、フィルタを作成をクリックします。
◆ほかのアプリとGmailを一体化する
チームとの毎日の連絡やプロジェクトの管理などに、アプリをいくつも使っている人もいるでしょう。そういったアプリには、Gmailと一体化できるものもあります。一体化して余分な手間を省けば、生産性を高めることができます。Gmailと一体化できるアプリには、次のようなものがあります。
・Slack：チームとSlackでコミュニケーションをとっている人は、Slack内でもGmailを使ってみましょう。一体化すれば、｢Slack｣にメールを直接送って会話することもできます。
・Zoom：GmailとZoomを一体化すれば、メール内からミーティングを手早くスケジュールしたり、すぐにミーティングをはじめたりといったことができます。新しいウィンドウを開く必要はありません。
・Trello：GmailとTrelloを一体化すれば、受信トレイを離れることなく、Trelloカードを新規作成できます。メールをチェックしている最中に、重要なタスクを見落としてしまうようなこともなくなります。
これらは、一体化できる多くの使用例のほんの一部です。タスクを自動化したければ、Gmailが手伝ってくれるでしょう。Google Workspace Marketplaceにはそういったアプリがほかにもありますから、チェックしてみてください。
◆使っていないフォルダ（｢迷惑メール｣など）を非表示にする
受信トレイのサイドバーが新旧のフォルダでいっぱいになってしまっている場合は、使っていないフォルダを非表示にして、見た目をすっきりさせましょう。フォルダを非表示にしても、その中のメールが削除されるわけではありません。フォルダが隠れるだけです。非表示にすれば、中のメールを消さずに、ほとんど使わないをフォルダを隠せます。使っていないフォルダを非表示にする手順は以下のとおりです。
1. ｢設定｣＞｢すべての設定を表示｣の順にクリックします。
2. トップメニューから｢ラベル｣を選びます。
3. 隠したいフォルダがあったら、｢非表示｣を選びます。
Gmailの可能性は無限大
この記事でご紹介した8つのGmailハックは、ほんの一部です。Gmailの受信トレイをうまく管理して、生産性の爆上げにつなげる方法は、まだまだたくさんあります。受信トレイをカスタマイズして自分のニーズに合わせてもよし。Chromeの拡張機能を使うのもよし。ぜひ活用してみてくださいね。
Original Article: 8 Gmail Hacks That Will Help You Get More Done by MakeUseOf
Gizmodo
Gmail＆Outlookパーフェクト連携術
使わなくなったメールの整理に使うGmailの「アーカイブ」、ゴミ箱とどう違う
五十嵐 俊輔、岡野 幸治
2021.11.22
GmailやOutlookアプリには「アーカイブ」という機能がある。記録、資料といった意味で、不要なメールを削除せずに受信トレイから隠す機能だ。これは「ゴミ箱」とは異なり、一定期間後に自動削除されることはない。気を付けたいのは、サービスやアプリによって動作が異なること（図1）。Outlookアプリでは「アーカイブ」フォルダーに移動するだけだが、Gmailの動作は特徴的だ。
■アーカイブでも動作が異なる
図1 「アーカイブ」の動作はメールのアプリやサービスによって異なる。Outlookアプリでは「アーカイブ」フォルダーに移動する。Gmailではメールから「受信トレイ」ラベルが消され、「すべてのメール」で表示されるようになる
アーカイブ＝脱「受信トレイ」 検索の対象にもなる
Gmailのアーカイブは、「受信トレイ」ラベルを外すことに等しい。そうしたメールは受信トレイから消えるが、「すべてのメール」には表示され、ほかのラベルを付けているならそこにも現れる（図2）。ラベルがない以外はほかのメールと同じ扱いなので、検索の対象にもなり、返信があれば受信トレイにスレッドごと再表示される（図3）。
■Gmailでは「受信トレイ」のラベルを外す
図2 Gmailのアーカイブは「受信トレイ」ラベルを外すのと同じことだ。Gmailのメールはラベルの有無にかかわらず、「すべてのメール」で管理されており、アーカイブしたメールもここには表示される。ほかのラベルを付けている場合はそこにも現れる
■アーカイブは不都合は少ない
図3 Gmailの「アーカイブ」と「ゴミ箱」の最も大きな違いは、後者が30日後に自動削除される点だ。返信時の挙動も異なり、アーカイブしたメールに返信があった際は、受信トレイにスレッド（返信のやり取り）が再表示されるので心配はいらない
日経クロステック
Gmailのたまった不要メールを全削除する方法
2021.10.05
#Gmail
Googleアカウントを作成すると、無料で15GBのクラウドストレージが使えます。この15GBのクラウドストレージはGoogleドライブ、Gmail、Googleフォトで共有しており、容量いっぱいまでデータを保存するとGoogleドライブとGoogleフォトへ新しくデータをバックアップできません。さらにGmailでメールの送受信ができなくなる場合があります。万が一、大切なメールを受信していても確認できないと困りますよね。そうなる前に、Gmailで不要なメールを全削除し、Googleのストレージに余裕を持たせておきましょう。
■全削除！ Gmailで要らないメールを一括削除する方法
不要なメールの削除方法はPC版Gmail、スマホアプリ版Gmailで若干操作が異なります。しかし、いずれも簡単な手順でメールの削除ができるため、ぜひ参考にしてください。
・PC版 Gmailで不要なメールを全削除する方法
最初にPC版 Gmailでメールを全削除する方法からチェックしていきましょう。PC版の場合操作は簡単で、Gmailを開いた後に画面左上にあるチェックボックスにチェックを入れます。すると、スレッドに表示されているすべてのメールが選択されます。そのまま選択中のメールを全て削除したい場合は、画面上部にあるゴミ箱のマークをクリックしましょう。スレッドに表示されているすべてのメールだけでなく、今まで受信したすべてのメールを削除したい場合は、「メインのスレッド◯◯◯◯件をすべて選択」を選んだ後、画面上部のゴミ箱のマークをクリックしてください。
■メールの種類を選択して削除
「既読のメールのみ」、「未読のメールのみ」、「スター付きのメールのみ」、「スターなしのメールのみ」を表示して削除したい場合は、Gmailにアクセスして画面左上のチェックボックスの右にある▼をクリック。いずれかの項目を選択し、削除の操作を進めてください。
■日付を指定して過去のメールを全削除する方法（検索演算子）
数年以上前に受信したメールは削除したい、という方は「検索演算子」を使ってみましょう。
Gmailにアクセスすると、画面上部に上の写真のような検索バーが表示されます。こちらへ以下のような検索演算子を入力します。
after:2018/9/1 before:2019/9/1
このような検索演算子を入力して検索すると、2018年9月1日～2019年9月1日までに受信したすべてのメールが表示されます。表示されたメールを確認した後、不要であれば画面左上のチェックボックスにチェックを入れ、そのままゴミ箱のマークをクリックして削除してしまいましょう。このように検索演算子を利用すれば、特定のメールを表示できるため、まとめてメールを削除したい時にもたいへん役立ちます。以下はGmailで使える主な検索演算子です。メールをまとめて削除したい時はもちろん、メールを探している時でも大変役立つので、ぜひ活用してください。
◯送信者の指定 from:
◯受信者の指定 to:
◯CcやBccの受信者を指定 cc: または bcc:
◯件名に含まれる単語を指定 subject:
◯複数の条件に一致するメールを検索 OR または {}
（例）from:花子 OR from:太郎
◯検索結果から除外するキーワードを指定 –
（例）夕食 -映画
■削除したメールは復元できる？
全選択し、削除したメールの中に必要なメールが紛れ込んでいるかもしれません。そんな時はメールの復元操作を行いましょう。削除してから30日以内であれば復元できる可能性があります。Gmailにアクセスし、画面左側にカーソルを合わせると上の写真のような画面が表示されます。この内、「ゴミ箱」をクリックすると、削除したメールが表示されます。この内、復元したいメールにチェックを入れて画面上部の「移動」アイコンをクリック（上の写真の矢印参考）。「受信トレイ」を選択すれば、ゴミ箱トレイにあったメールが受信トレイに移動し、メールの復元が可能となります。ただし、これらは削除から30日以内に可能な操作です。ゴミ箱トレイに入ったメールは30日経過すると自動的に完全削除されてしまうため、注意しましょう。
■スマホ版Gmailアプリでメールの全削除はできる？
スマホで使えるアプリ版Gmailの場合、PCのように一気に全てのメールを選択することはできません。しかし、メールを選択して一気に削除することはできます。今回はiPhone SE 第2世代(iOS14.8)を使って操作手順を紹介しますが、Androidスマホでもほぼ同じ操作でメールの削除ができるため、ぜひ参考にしてください。
▽Gmailアプリを開く
▽受信トレイを開く
▽削除したいメールを長押し
▽ほかにも削除したいメールがある場合、そのままほかのメールもタップしていく
▽画面上部にあるゴミ箱のマークをタップ
以上の操作で選択したメールの一括削除ができるはずです。
■今後使わないなら……GoogleアカウントからGmailのサービスを削除する方法
メールの削除だけでなく、今後Gmailを使う予定が無い場合はサービスそのものをアカウントから削除することも可能です。基本的な操作方法はほぼ同じですが、PC版／スマホアプリ版とそれぞれ手順を紹介するので、ぜひ参考にしてください。
【PC版】Gmailを削除する方法
▽ブラウザで「Googleアカウントを管理」にアクセス
▽「データとプライバシー」をクリック
▽「データのダウンロード、削除」にある「Googleサービスの削除」を選択
▽ログイン用のパスワードを入力した後、「次へ」をクリック
▽「Gmail」の欄にあるゴミ箱のマークをクリック
▽「Googleにログインする方法」の空欄へ、Gmail以外のメールアドレス（キャリアメールなど）を入力し、「確認メールを送信」をクリック
▽入力したメールアドレス宛てにメールが届く
▽メールのリンクをクリック
▽最後に確認事項をよく読み、「はい、Googleアカウントから◯◯＠gmail.comを完全に削除します」にチェックを入れて「GMAILを削除」をクリック
▽完了
【スマホアプリ版】Gmailを削除する方法
iPhoneでもAndroidでも基本的な操作手順はほとんど同じです。
▽ブラウザアプリやGoogleアプリで「Googleアカウントを管理（またはGoogleアカウントにアクセス）」を開く
▽画面上部の「データとプライバシー」タブを開く
▽「Googleサービスの削除」をタップ
▽ログイン用のパスワードを入力
▽「次へ」をタップ
▽Gmailのアイコンの欄にあるゴミ箱のマークを選択
▽メールアドレス（Gmail以外のアドレス）にチェックを入れ「次へ」をタップ
▽確認事項をよく読んだ後、「はい、Googleアカウントから◯◯＠gmail.comを完全に削除します」にチェック
▽「Gmailを削除」をタップ
▽操作完了
※データは2021年9月下旬時点での編集部調べ。
※情報は万全を期していますが、その内容の完全・正確性を保証するものではありません。
※製品のご利用、操作はあくまで自己責任にてお願いします。
文／髙見沢 洸
@DIME
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